A. Pengertian
Pencatatan dan Pelaporan merupakan kegiatan yang harus
diperhatikan oleh tenaga
kesehatan (khususnya Epidemiolog) dalam rangka
memberikan pelayanan yang lebih
baik bagi individu, keluarga dan masyarakat.
Untuk dapat melakukan kegiatan Pencatatan dan
Pelaporan dengan baik, maka
dibutuhkan Data dan Informasi yang Tepat dan Akurat,
karena tanpa adanya hal tersebut
hasil kegiatan pencatatan dan pelaporan tersebut akan
sangat diragukan kebenarannya.
Selain pemahaman tersebut di atas, terdapat pula
Pengertian Pencatatan dan Pelaporan
menurut bebarapa ahli, diantaranya adalah :
1) Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KRON
dan GRAY
PENCATATAN dan PELAPORAN adalah Mengkomunikasikan
secara tertulis
kepada Tim Kesehatan lain yang memerlukan data
kesehatan atau data Epidemiologi
secara teratur.
2) Pengertian Pencatatan dan Pelaporan menurut KOZIER
dan ERB
PENCATATAN dan PELAPORAN adalah Dokumen Formal dan
Legal yang
dibuat secara tertulis tentang data – data kesehatan.
Berdasarkan pengertian - pengertian tersebut, maka
dapat pula disimpulkan bahwa
PENCATATAN dan PELAPORAN merupakan :
1) Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media
tentang data kesehatan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca
dan dapahami isinya.
2) Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang
harus dikerjakan dan
dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan
(khususnya Epidemiolog).
3) Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan
yang berfungsi sebagai
alat/sarana komunikasi yang penting antar petugas
kesehatan.
TUJUAN Pencatatan dan Pelaporan menurut POTTER dan
PERRY adalah :
1) KOMUNIKASI : sebagai alat komunikasi yang efektf
antar petugas kesehatan
sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan
kesehatan dapat tercapai.
2) PENDIDIKAN : sebagai informasi tentang gambaran
penyakit atau masalah
kesehatan dan pemecahannya
3) PENGALOKASIAN DANA : dapat digunakan untuk
merencanakan tindakan dan
kegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.
4) EVALUASI : sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi
terhadap hasil intervensi yang
diberikan.
5) DOKUMEN YG SAH : sebagai bukti nyata dan legal yang
dapat digunakan bila
didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan
untuk keperluan pengadilan.
6) JAMINAN MUTU : dapat memberikan jaminan kepada
masyarakat terhadap mutu
layanan kesehatan yang diberikan.
7) PENELITIAN : merupakan sumber data yang sangat
bemanfaat untuk kepentingan
penelitian atau riset.
8) ANALISIS : merupakan dasar analisis masalah
kesehatan pada individu, keluarga
maupun masyarakat.
9) FEED BACK : dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
B. Sistem Pencatatan dan Pelaporan
1) PENCATATAN
Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua)
bagian, yaitu Sistem Pencatatan
Tradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.
Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan
yang memiliki catatan
masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan,
dimana dalam system ini
masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat,
Epidemiolog, Ahli Gizi dsb)
mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah.
Keuntungan system ini adalah
Pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana.
Kelemahan system ini adalah
data tentang kesehatan yang terkumpul kurang
menyeluruh, koordinasi antar petugas
kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan
secara menyeluruh dan tuntas
sulit dilakukan.
Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan
yang berorientasi pada
Masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah
kerja
sama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu
pelayanan kesehatan secara
menyeluruh.
Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat
pencatatan tentang data kesehatan
sebaik mungkin. Adapun system criteria system
pencatatan data kesehatan yang baik
mencakup hal – hal di bawah ini :
1. Pencatatan Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan
mengacu pada respon
pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang
diberikan.
2. Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.
3. Tepat Waktu, ditulis segera setelah
tindakan/kegiatan dilakukan.
4. Ditulis secara Terperinci
mencakup What, Why, When, Where, Who
and How
5. Menghindari kata-kata yang sulit diukur
6. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah
melakukan
pencatatan.
2) PELAPORAN
Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan
yang dapat dilakukan baik
secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu
kegiatan atau intervensi yang telah
dilaksanakan.
LAPORAN LISAN
Kelemahan : Kemungkinan yang
dilaporkan hanyalah hal-hal yang
baik-baik saja dan bersifat subyektif.
Keuntungan : Hasil dari
kegiatan/intervensi yang telah dilakukan
dan data yang telah terkumpul dapat segera
ditindaklanjuti dalam
waktu yang lebih cepat.
LAPORAN TERTULIS
Kelemahan : memakan waktu dan
biaya yang lebih.
Keuntungan : bisa lebih bersifat
Objektif dan lebih terperinci serta
pelaporan dapat bersifat positif maupun negative.
(Rajab 2009)
C. Sistematika Pencatatan dan Pelaporan
Epidemiologi
Sistematika Pencatatan dan Pelaporan Epidemiologi,
baik yang berupa hasil penelitian,
survey maupun hasil penyelidikan epidemiologi pada
umumnya terdiri atas :
1. Judul Laporan
2. Pendahuluan
a. Latar Belakang
b. Permasalahan
c. Tujuan penelitian/survey/penyelidikan epidemiologi
3. Metode
4. Hasil
5. Pembahasan
6. Kesimpulan dan Saran
7. Ringkasan
8. Kepustakaan
1) Judul Laporan
Judul Laporan hendaknya dapat menjawab pertanyaan –
pertanyaan berupa :
a) Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi apa
yang telah dilaksanakan ?
(WHAT)
b) Di mana Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi
tersebut dilaksanakan ?
(WHERE)
c) Kapan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi
tersebut dilaksanakan ?
(WHEN)
2) Pendahuluan
a) Latar Belakang
i. Alasan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi
itu dilakukan.
Misalnya : Meningkatnya angka kematian ibu disuatu
wilayah, terjadinya
suatu KLB penyakit tertentu, dll.
ii. Tempat atau wilayah terjadinya kasus-kasus yang
sedang diselidiki/ diteliti/
disurvey.
iii. Kapan hal itu terjadi
iv. Siapa pelaksana Penelitian/Penyelidikan/Survey
Epidemiologi itu.
v. Kapan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi
itu dilakukan.
vi. Bagaimana karakteristik geografisnya : misalnya
daerah pantai,
pegunungan, pedesaan dll.
vii. Karakteristik Demografi : jumlah penduduk,
distribusi berdasarkan usia,
jenis kelamin, pendidikan, ras dsb.
viii. Karakteristik Sosial Ekonomi : Tingkat
penghasilan, jeis pekerjaan, adat
istiadat dsb.
b) Permasalahan
Dalam bahasan ini perlu dituliskan permasalahan dari
laporan hasil survey atau
penyelidikan epidemiologi yang telah dilakukan. Yang
perlu diperhatikan adalah
bahwa timbulnya masalah tersebut karena adanya
kesenjangan antara apa yang
seharusnya terjadi sesuai dengan kaidah atau teori
yang ada dengan kenyataan
yang terjadi dalam masyarakat.
c) Tujuan
Isi dalam tujuan ini dapat berupa apa tujuan
Penelitian/ Penyelidikan/ Survey
Epidemiologi tersebut, khususnya yang berkaitan dengan
KIA atau Kebidanan.
3) Metode
Dalam bagian ini mencakup hal – hal sebagai berikut :
a) Jenis penyelidikan atau penelitian epidemiologi
yang telah dilakukan, apakah
survey deskriptif kuantitatif, apakah penelitian
induktif dengan sampling ataukah
eksperimental dsb.
b) Siapa atau apa populasinya, termasuk subjek
penelitiannya atau respondennya.
c) Hal-hal yang berkaitan dengan sample, seperti
bagaimana cara pengambilan
samplenya, berapa besar samplenya atau sample apa yang
akan diambil/diteliti.
d) Peralatan apa saja yang digunakan.
e) Kapan waktu pelaksanaan
Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi tersebut.
4) Hasil
Dalam bagian ini disajikan semua data, baik data
primer maupun sekunder dalam
bentuk table atau grafik termasuk peta dan data demografi
lainnya. Setiap table, grafik
ataupun peta harus diberikan penjelasan yang lengkap.
5) Pembahasan
Semua yang telah dipaparkan dalam uraian hasil
Penelitian/Penyelidikan/Survey
Epidemiologi dibahas pada bagian ini termasuk analisis
dari perhitungan statistic yang
diperlukan.
6) Kesimpulan dan Saran
KESIMPULAN :
Kesimpulan berupa pernyataan singkat dari hasil
Penelitian/Penyelidikan/Survey yang
telah dilakukan. Sebagai contoh hal-hal yang perlu
dituliskan dalam kesimpulan :
Apakah yang diteliti itu benar-benar
merupakan KLB atau bukan.
Perlu dituliskan Incidence Rate nya.
Hasil Penghitungan Case Fatality Rate
(CFR)
Perbandingan hasil penghitungan
dengan standard/Angka Nasional (Depkes)
bahkan Internasional (WHO).
Hal-hal lain yang sangat penting
untuk dikemukakan dari hasil Penelitian/
Penyelidikan/ Survey.
SARAN :
Semua hal-hal penting yang perlu disarankan dipaparkan
dibagian ini secara singkat,
misalnya :
Cara pencegahan dan
penanggulangan terjadinya wabah atau kejadian penyakit
lainnya khususnya yang berkaitan dengan KIA atau
Kebidanan.
Mengatasi masalah pembiayaan dan
ketenagaan.
Metode perbaikan dari pencatatan
dan kegiatan-kegiatan sebelumnya agar lebih
teliti, akurat, efektif dan efisien.
7) Ringkasan
Ringkasan disini berbeda dengan kesimpulan, dimana
dalam ringkasan ini mencakup
keseluruhan isi/hasil Penelitian/Penyelidikan/Survey
yang telah dilakukan dengan
bahasa yang singkat dan jelas (Inti Sari). Isi
ringkasan ini mencakup :
Latar belakang : yang menunjukkan
adanya kesenjangan.
Permasalahan
Tujuan dan Manfaat
Metode
Deskripsi singkat hasil
pembahasan tentang apa yang telah dilakukan.
Hasil-hasil yang didapatkan dari
penyelidikan yg telah dilakukan.
8) Kepustakaan
Dalam bagian ini dituliskan semua referensi yang dipakai
sebagai rujukan dalam
penulisan menurut kaidah tertentu yang ditetapkan
seperti Sistem Havard atau
Vancouver atau yang lainnya, yang penting konsisten.
(Sutomo, Machfoedz, et al.
2010)
D. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas :
“Untuk bagian ini
silahkan Pelajari Materi sebelumnya dalam MK. Ilmu Kesehatan
Masyarakat tentang
SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas)”
BUKU SUMBER :
1. Rajab, W., 2009. Buku Ajar Epidemiologi untuk
Mahasiswa Kebidanan. , pp.165-
171. EGC. Jakarta
2. Sutomo, A.H. & Machfoedz, I., Suriani &
Rosmadewi, 2010. Epidemiologi
Kebidanan. , pp.175-180. Fitramaya. Yogyakarta